Archiwizacja dokumentów firmowych

Biznes Finanse

W każdym biurze dokumenty mnożą się i mnożą, dlatego też trzeba podjąć działania w celu ich uporządkowania, zanim zasypie nas stos papierów, w których nie będziemy potrafili nic odnaleźć, szczególnie, że istnieje odgórny obowiązek przechowywania dokumentów przez okres dwóch lat.

Archiwizacja dokumentów polega na klasyfikowaniu, oznaczaniu i przechowywaniu przez obowiązujący okres, a następnie są utylizowane bądź przekazane do archiwum państwowego. Do materiałów tych należą wszelkie akty, korespondencja, wszelkie filmy, fotografie, a także wszelkie materiały mające znaczenie historyczne lub kulturowe, których nie można zutylizować. W celu uporządkowania dokumentów należy zebrać poszczególne teczki, posegregować je, sklasyfikować według dat lub też według numerów spraw. Każda taka teczka musi zawierać pewne elementy. Przede wszystkim, na okładce musi widnieć nazwa instytucji, a także konkretnego działu. W lewym górnym rogu musi pojawić się sygnatura, a w prawym kategoria archiwalna. Na środku musi znajdować się tytuł informujący o tym, co dana teczka zawiera, a pod tytułem rok założenia teczki.

Kategorie archiwalne są następujące: A-materiały historyczne, których nie można zniszczyć, B-dokumentacja niearchiwalna, Bc-jest to dokumentacja przeznaczona do utylizacji, B z cyfrą arabską- jest to dokumentacja, którą należy archiwizować do pewnego momentu, cyfra oznacza ile lat należy ją przechowywać i BE z cyfrą arabską-oznacza dokumenty, które po pewnym czasie należy poddać ekspertyzie. Przygotowane w ten sposób teczki trzeba przewiązać sznurkiem, zapakować w paczki i opisać ich zawartość.

Firmy zajmujące się takimi usługami dla biur często mają w swych ofertach także inne usługi, które usprawniają pracę firm i przedsiębiorstw. Należą do nich odzyskiwanie danych i dokumentów, zakładanie i usprawnianie działania firmowej poczty wewnętrznej, niszczenie dokumentów i nośników danych przeznaczonych do utylizacji, a także obsługę archiwów już istniejących.

Archiwizacja pozwala na uporządkowane przechowywanie dokumentów, pozwala także na sprawne odnajdywanie wszelkich dokumentów przeznaczonych do utylizacji po obowiązkowym okresie ich przechowywania.

Written by Karol